Heinäkuu kutsuu –
onko tiimi kunnossa?

Muutama rento muistutus, jotta kesäloma maistuu koko porukalle – eikä puhelin pirise mökillä.

Suomalainen kesäloma on lähes pyhä. Heinäkuussa toimistot hiljenevät, kahvinkeittimet jäähtyvät ja järvet täyttyvät onnellisista ihmisistä. 

Ennen kuin pitelet mökin avainta kädessäsi, kannattaa hoitaa muutama pieni asia kuntoon – niin itselle kuin tiimillekin. Alla muutama vinkki aiheeseen liittyen.

"Parhaiten hoidettu kesäloma on se, jolloin kukaan ei huomaa sinun poissaoloasi – paitsi sinä itse."

Sijaisjärjestelyt kuntoon hyvissä ajoin

Moni tehtävä tarvitsee lomittajan. Tämä kuulostaa itsestään selvältä, mutta käytännössä se unohtuu yllättävän usein. Käy läpi vastuut tiimin kanssa vähintään kuukausi ennen lomia.

• Nimeä selkeä vastuuhenkilö jokaiselle kriittiselle tehtävälle
• Tee lyhyt sijaistusohje 
• Varmista, että sijaisella on tarvittavat tunnukset ja pääsyt ohjelmiin ja tietoihin

Oikea loma on se, josta palaat ihmiseksi

Kuulostaa itsestäänselvältä, mutta moni "lomailija" tarkistaa sähköpostin aamuisin rantapyyhkeen päältä. Se ei ole loma – se on etätyö aurinkolasien kanssa.

• Päätä etukäteen: puhelin pois tai ei? Ja pidä siitä kiinni
• Sovi tiimin kanssa selkeä hätäkontaktikynnys – kaikki muu odottaa
• Pari viikkoa ilman Slackia, Whatsappia, Zoomia tai Teamsia ei kaada yritystä

Asiakkaat ansaitsevat tietää

Mikään ei turhauta asiakasta enemmän kuin odottamaton hiljaisuus. Viesti lomakausista proaktiivisesti asiakkaille.

• Lähetä asiakkaille etukäteen tieto lomakausista ja sijaisista
• Päivitä sähköpostin poissaolovastaus – ja tarkista että se toimii
• Verkkosivuille ajankohtainen ilmoitus poikkeusaukioloajoista
• Puhelinvastaaja ajan tasalle

Tietoturva ei jää mökille

Kesä on hakkereille parasta aikaa – yritykset ovat vajaamiehitettyjä ja kaikki ovat rennompia. Kolme nopeaa asiaa ennen lomille lähtöä, niin voit nukkua rauhassa.

• Päivitä ohjelmistot ennen kesää, ei syyskuussa
• Poista turhat käyttöoikeudet- varsinkin yrityksestä lähteneiden henkilöiden
• Nimeä joku, joka vilkaisee kriittiset hälytykset kesän yli

Johda esimerkillä: sulje oma puhelin ensin

Jos pomo lähettää viestejä lomalla, tiimi oppii pian, että niin kuuluu tehdä. Kulttuuri rakentuu teoista ja kaikki monistuu.

• Johto irrottautuu oikeasti – se on lupaus koko tiimille
• Kiitä etukäteisvalmisteluista, ei lomalla vastaamisesta
• Loma ei ole merkki sitoutumattomuudesta – se on merkki hyvästä johtamisesta

Levännyt tiimi tekee parempaa työtä. Yksinkertaista.

Paluu töihin ei tarvitse olla draama

Ensimmäisenä päivänä loman jälkeen ei tarvitse käsitellä 300 sähköpostia ja pitää neljää palaveria. Anna itsellesi lupa rauhoittua takaisin työn arkeen – ja anna se myös tiimille.

• Jätä ensimmäiselle päivälle tilaa: esimerkiksi vain katsaus, mitä on tapahtunut loman aikana?
• Pieni "kesäkatsaus" tiimin kesken: mitä opittiin, mitä tehdään toisin?
• Palaava kollega on arvokas – toivota tervetulleeksi oikeasti

Hyvää kesää! ☀️
Levännyt johtaja, levännyt tiimi, tyytyväinen asiakas.